İş süreçlerinin görsel olarak tasarlanmasını, modellenmesini ve optimize edilmesini sağlayan araçları ifade eder. Bu araçlar, süreç akışlarını yapılandırmak, adımlar arasındaki ilişkileri tanımlamak ve operasyonel işleyişi standartlaştırmak için kullanılır. İş süreçlerinin şeffaf ve sürdürülebilir şekilde yönetilmesini sağlar.
Geleneksel iş akışı tanımları genellikle yazılı dokümanlar, e-posta zincirleri veya manuel formlar üzerinden yapılırdı. Bu yöntemler süreçleri görünmez kılar, kontrol ve denetimi zorlaştırırdı. Değişiklik yapmak ise zaman alıcı ve karmaşık bir hal alırdı.
i-frame, süreç tasarımını sadece bir şema çizimi değil, işletmenin dinamiklerine uyum sağlayan bir yaşayan sistem olarak ele alır. Business Process Designer özelliğiyle:
- Süreçler görsel araçlarla tanımlanabilir, koşullu dallanmalarla mantıksal olarak modellenebilir.
- Görevler kullanıcı, grup veya kurallara göre otomatik olarak atanabilir.
- Süreç adımlarına sistem bildirimleri, dış servis çağrıları veya doküman işlemleri entegre edilebilir.
- Süreçlerin ilerleyişi anlık olarak izlenebilir, loglanabilir ve denetlenebilir.
| Özellik | Geleneksel Yöntemler | i-frame |
|---|---|---|
| Süreç Tanımı | Word, Visio, e-posta, manuel çizimler | Görsel tasarım + koşullu mantık tanımlamaları |
| Görev Atama | El ile, kişi bazlı | Parametre, kullanıcı grubu, kural bazlı atama |
| Durum Takibi | Takip zor, manuel müdahaleye açık | Anlık izleme + loglama |
| Otomasyon | Yok, manuel takip | Zamanlanmış görevler + otomatik bildirimler |
| Entegrasyon | Genelde harici müdahale gerektirir | Web servis + veri tabanı entegrasyonu kolay |
Sürükle-Bırak Süreç Tasarımı
Kullanıcı dostu arayüzle her adım kolayca tanımlanabilir.
Koşullu Yönlendirme
Süreç akışı, kullanıcıdan bağımsız olarak tanımlı kurallarla ilerler.
Zamanlayıcılar ve Bildirimler
Belirli zamanlarda otomatik e-posta veya görev üretimi mümkündür.
Görev Atama Motoru
Kişi, departman, rol veya özel parametreye göre atama yapılabilir.
Süreç İzleme Paneli
Sürecin hangi adımda, kimde olduğu anlık olarak görülebilir.
İçerik ve Form Entegrasyonu
Formlar süreç adımlarına bağlanabilir; veri toplama entegre şekilde gerçekleşir.
- İdari süreçler: İzin, masraf, görevlendirme ve satın alma onayları
- Kalite yönetimi: Uygunsuzluk takibi, iç denetim ve CAPA süreçleri
- Proje ve görev yönetimi: Süreç bazlı planlama, kaynak tahsisi ve takip
- Müşteri ilişkileri: Teklif, sözleşme ve hizmet seviyesi süreçleri
- AR-GE ve inovasyon: Deney, prototipleme ve fikir onay akışları
- Regülasyon uyumu: Süreçlerin izlenebilir ve denetlenebilir şekilde kayıt altına alınması
- İş Birimi Yöneticileri: Süreçleri şeffaf ve denetlenebilir şekilde yönetmek isteyen karar vericiler
- BT Ekipleri: Süreçleri sistemlerle entegre çalıştırmak isteyen teknik kadrolar
- Kurumsal Mimari Uzmanları: Organizasyonel akışı standartlaştırmak isteyen danışmanlar
- Kalite ve İç Denetim Ekipleri: İzlenebilirlik ve denetim kabiliyeti isteyen birimler
- Süreçleri standartlaştırır, kurumsal hafızaya dönüştürür
- Hataları ve gecikmeleri azaltır, görev dağılımını netleştirir
- İzlenebilirliği artırarak denetime uygunluk sağlar
- Departmanlar arası iş birliğini güçlendirir
- Gereksiz müdahaleleri ortadan kaldırır, süreçteki tıkanmaları azaltır
- Kullanıcıdan bağımsız olarak sistemin işlemesini garanti altına alır